Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura

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Prendo spunto da un post nel Forum per rendere disponibile a tutti e spiegare come funziona questa Feature che "per la cronaca" MS Exchange non ha nativamente..... ;) (esiste solo l'archiviazione locale di Outlook).

Lotus Domino a partire dalla Release 6.x  ha introdotto una policy specifica per gestire l'archiviazione della posta mediante regole centrali. prima di vedere le diverse possibilità e scenari ci tengo a fare una precisazione di cosa si intende per archiviazione:

L'archiviazione è un processo che prevede lo spostamento fisico di una o più oggetti (mail, calendar,to do, etc..) dal database di posta del utente ad un'altro database con le stesse caratteristiche di gestione. Lo scopo di tale processo è di ridurre drasticamente il peso di dati sul database di posta degli utenti e sul server di produzione.

Il presente documento anche se Scritto sulla Release 8.5 è trasversale in tutte le release a partire dalla 6.x. Infatti non si fa riferimento ad ulteriori vantaggi che si potrebbero aggiungere alla funzione di archiviazione se per esempio sui database Archivi si abilitasse la funzione DAOS (R8,5 Only) che "deduplica" gli allegati in maniera trasversale su tutti i DB dove venisse abilitata tale funzionalità.


Ci tengo inoltre a precisare che l'archiviazione di domino non sostituisce soluzioni di archiviazione (prodotti che si integrano con domino) il cui scopo è in genere:

- Archiviare su altra piattaforma/tecnologia/ database

- Spostare i dati tra diversi Supporti: da Dischi ad alto costo (mail server Domino) a dischi a basso costo (NAS) a supporti di archiviazione (nastri, etc..)

- dare strumenti di ricerca più avanzata e funzionale rispetto a quella dei singoli db di domino

- creare e gestire politiche di retention dei dati archiviati

- Applicare regole di compliance
- etc..


Scenari possibili

Esistono diversi scenari di archiviazione che sono implementabili. tali scenari vengono scelti in genere in base alle esigenze degli utenti e/o Del IT qualora quest'ultimo sia autonomo ed in grado di imporre delle politiche ben precise.
  • Archiviazione Locale
  • Archiviazione Locale con replica su server
  • Archiviazione su Server Mediante Policy

Archiviazione Locale

l'archiviazione locale può essere gestita ed implementata dal utente stesso senza richiedere supporto al IT dato che il database o i databases che verranno creati e le politiche di archiviazione sono liberamente gestite dal utente finale.

Procedura per la creazione di un archivio:

1.Dall'interno del database di posta andare sul menù Action - Archive - Settings
2. Modificare un profilo esistente "Archivio fino 2008" o creare un profilo nuovo. (non ci sono limiti al numero di profili che si possono creare, ed ogni profilo corrisponderà in genere ad un Database Archivio)
3. Abbiate cura di mettere il Flag su "Enable this criteria" per rendere utilizzabile il profilo di archiviazione
4. Definire il percorso fisico del archivio (C:\Lotus\Notes8\Data\Archivio\a_cmeregal.nsf) e il nome del Database archivio.

Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
5. Andate su "Select Criteria" per definire un criterio di archiviazione. Attenzione solo a partire dalla R7.x dei client è presente il criterio "older than" che permette di archiviare mail in base alla data di Creazione/consegna nel vostro database. La voce "Not modified in more than" è l'unica presente sui client R 6.x che significa che archivia le mail non modificate prima di..... attenzione che per capire la differenza se io modifico una mail, o una mail è stata incollata nel database, anche se la mail ha una data di creazione/consegna di 1 anno fa, essa non verrà archiviata da una regola dove il "Not modified in more than" è impostato su 4 mesi (per esempio). Questo tipo di profilo di archiviazione usa come data della mail l'ultima modifica e di fatto il "averla incollata" ci porta in questa condizione.

6. Salvate il profilo di archiviazione e uscite e rientrate dal Database di posta.

7. A questo punto vi troverete una voce sotto la chiave Archive che rappresenta il profili/database di archiviazione. In realta è un elemento logico perchè il database non esiste ancora. Appena procederete con l'archiviazione di anche una sola mail, notes andrà a creare il database e quindi andrà a spostare la mail o le e-mail che aderiscono ai criteri impostati.

Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
8. Per creare l'archivio e procedere alla archiviazione potete procedere sempre in due modi:
    - Archiviazione di una selezione di email: Selezionate la/le email e andate su Actions - Archive - Archive Selected Documents
      Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura 
La prima volta tale operazione impiegherà un po di tempo anche se archiviate una singola mail perchè deve essere creato il database archivio.
Successivamente andando sul Link "Archivio Fino 2008" aprirete il database del Archivio dove troverete le email archiviate come da leggere e posizionate nella stessa posizione logica sorgente....(cosa vuol dire???).. Significa che se Archiviate una mail (a prescindere se vi trovate sulla vista tutti i documenti, o nella cartella dove l'avete "organizzata", tale mail verrà posizionata nel archivio organizzata nella stessa maniera:
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
A questo punto è a libera scelta del utente eseguire archiviazioni Manuali di documenti selezionati (e quindi il cui criterio e puramente definito dall'utente) o eseguire il comando: Actions - Archive - "Archive Now" (apparirà una Finestra che vi chiederà di scegliere il profilo di archiviazione, nel nostro esempio "Archivio fino 2008") e dando l'OK verranno spostati tutti i documenti più vecchi di 4 Mesi.

Note Importanti:
  • Il limite consigliato per il singolo Db è 64Gb ma se volete Masterizzare su DVD, tenete in considerazione la dimensione del Archivio
  • Non è prevista una politica automatica di creazione di un nuovo archivio al raggiungimento di una dimensione specifica (questa possibilità potrebbe essere sviluppata via Codice ma non chiedetemi come)
  • L'archivio è un database .NSF ed eredita il Design dal database sorgente da cui si archivia (condizione obbligatoria)
  • è possibile archiviare documenti anche mediante il Drag & Drop ma cosi facendo si possono generare diverse anomalie che dipendono da diversi bug delle release client notes e/o template.

Archiviazione Locale con replica su server

Dato che l'archivio in locale è a rischio (la rottura del disco del pc, cancellazione del database, non c'è backup, etc..) è possibile replicare tale database su un server Domino, Ma se si vuole eseguire la replica su Domino server è necessario dare i diritti agli utenti di "Create New Replica" nella sezione security del server domino (cosa che sconsiglio caldamente). Piuttosto copiate (gli amministratori) il database via file system nella Dir Data di domino e poi forzate dal client degli utenti una replica con il server (la replica è permessa senza necessità di autorizzazioni speciali).

Archiviazione su Server mediante Policy

Il significato di questa tipologia è di permettere agli utenti di archiviare i dati su un server domino e di averli sempre a disposzione (sia da notes client che da WebMail).
Dato che tale procedura è innescata e gestita da una policy centrale in genere è ottimale per Imporre agli utenti una politica di archiviazione Aziendale. Ovviamente l'utent finale è sempre in grado di archiviare Manualmente mail che possono non rispecchiare la politica di archiviazione imposta.

Gli amministratori Domino devono:

1. Creare il Settings "Archiving" definendo le regole di archiviazione come da immagine di esempio. Nota bene: Dalla Release 7.x è possibile definire che il server di Archiviazione è un server Domino diverso dal Mail Server degli utenti. Questa è una condizione che ritengo sia strategica (*vedi rimando a fondo pagina)

Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
2. Nel TAB "Select Criteria",  Compilare i campi in base alle propie esigenze. Nel esempio ho mantenuto il criterio di archiviare i documenti più vecchi di 360 giorni (si lo so... 365 giorni = 1 anno... ma ho fatto i primi Print Screen con 360 e per coerenza mi tocca andare avanti così;)).
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
3. Selezionare il criterio appena creato e salvare il Documento
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
4. Creare una Nuova Policy come da immagine e Selezionate in Archiving dalla lista il "Settings" creato precedentemente.

Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
Salvate l'interno documento policy.

5. Dal client administrator Assegnate la policy agli utenti con selezione singola - multipla o a gruppi di utenti come da immgine
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
6. Eseguite la prima Archiviazione usando il comando da console:

Load compact -a mail\nomedb.nsf

potete anche eseguire il comando sulla intera cartella Mail e in automatico domino creerà gli archivi solo per gli utenti che hanno la policy di Archiviazione assegnata e ignorerà tutti gli altri database.

7. Una volta eseguit il compact -a in automatico apparirà nei database degli utenti il nuovo profilo di Archiviazione
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura

ATTENZIONE
: La prima archiviazione potrebbe richiedere parecchio tempo, il tutto è direttamente proporzionale a quanti documenti devono essere archiviati.

Compact -a = Archivia i documenti (copia) nel Archivio ed elimina i documenti archiviati dal database di posta ed infine compatta il DB di posta per ottemperare al recupero dello spazio disco immediatamente.
Compact -A =  Archivia i documenti (copia) nel Archivio ed elimina i documenti archiviati dal database di posta non esegue il recupero spazio (compattazione) del database di posta. Il compact può essere demandato ad attività schedulata in altro momento per ridurre i tempi di "off-line" del db di posta sorgente.



Considerazioni Finali

Una volta eseguita l'archiviazione è consigliato creare un programma in Domino per schedulare il "Compact -a" a piacimento per mantenere in automatico la gestione delle archiviazioni. Questo dipende dalla strategia IT nel "Imporre" agli utenti una politica Aziendale di archiviazione dei dati. Nulla toglie che dopo una archiviazione "Massiva" (che è obbligatoria almeno per la creazione del database archivio la prima volta) si lasci all'utente l'archiviazione manuale che si esegue nella stessa maniera con cui l'utente può archiviare in locale.

Ovviamente è possibile imporre la politica e non permettere agli utenti di cambiare e creare altre politiche di archiviazione personalizzate flegggando "Prohibit private archiving criteria". Attenzione però che se è vero che le policy di tipo Archive non sono ufficialmente supportate nella Webmail (iNotes) è pur vero (testato clinicamente) che in realtà le ho usate con successo (ma con un pò di sofferenza) a patto che non si attivi il Flag "Prohibit private archiving criteria". Anche nella R 8.5 se lo attivata accade che provando ad aprire dalla webmail l'archivio venga generato un URL Errato. Se invece lasciate Blank il "Prohibit private archiving criteria", allora anche da web riuscirete ad aprire l'archivio.

Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura

Archivio Via Webmail (iNotes Archive)

Se il database archivio si trova sullo stesso server domino della posta allora l'acccesso ad esse è determinato esclusivamente dal cliccare la voce del archivio come evidenziato nell'immagine e verrrà aperta un'altra pagina nel browser dove potrete consultare, ricercare e perchè no, rispondere alle e-mail direttamente dall'archivio.
Image:Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura
Ma se l'archivio si trova su un'altro domino sever non dimenticate le implicazioni di pubblicazione di tale server via HTTP. Se accedo attraverso internet al mio domino sever (mail Server) ed esso è pubblicato come "mail.acme.it", il server del archivio dovrà essere pubblicato in internet con un URL valido (per esempio "Archivio.acme.it). Ovviamente questo può essere determinato dalla capacità di un Reverse proxuy di pubblicare entrambe i server Domino ed è necessario (buona e cosa giusta) creare un SSO tra il mail server e il server di archiviazione onde evitare che alla apertura del archivio vengano richieste nuovamente le credenziali (user e password) al utente.


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* Archiviazione su Altro Domino Server:
l'IT può "sacrificare un server poco performante (HW riciclato) dove pagando (ma quì dipende dal modello Licensing a disposizione della Azienda... per esempio: se ho licenze Messaging Express dove si pagano gli utenti e non i server/processori, posso installare un numero indefinito di server e questo mi permette concosti quasi nulli di implementare l'archiviazione su un Domino Server dedicato con una "pletura" di dischi a basso costo (anche una NAS) ma molto capienti.

0 Commenti:

  • #1 Gianluca Caruso 07/26/2018 12:00:35 PM

    Come si deve procedere se si vuole disattivare l'accesso all'archivio ad un singolo utente ?

  • #2 dario 10/19/2012 11:03:19 AM

    Salve a tutti e complimenti per le vostre guide.

    Grazie a questa ho implementato la mia prima policy.

    Vi chiedo però un consiglio: avendo file di posta MAI archiviati, e volendo gestire un'archiviazione per anno, qual è il metodo migliore?

    Attualmente ho creato una policy con documenti più vecchi di 657gg per archiviare tutto il pregresso fino al 31/12/2010 in modo che nel file di posta mi rimanga solamente dal 01/01/2011 ad oggi.

    Volendo archiviare anche il 2011 come posso fare?

    Schedulando poi nei task un "compact -a" come posso lasciare in linea gli archivi senza che al lancio successivo del task venga nuovamente processato l'anno 2010?

    Mi sto spiegando malissimo, lo so.

    In pratica vorrei ottenere degli archivi per anno che rimangano visibili e consultabili agli utenti.

    Grazie a tutti sin da ora.

    Dario.

  • #3 Claudio Furgeri 10/02/2012 11:33:11 AM

    Ho un problemino di questo tipo. Su due client con impostazioni di replica identiche mi vengono archiviati i messaggi rispettando i contrassegni di lettura solo su uno dei due utenti. Cosa può essere ? Grazie mille.

  • #4 Marco 10/27/2011 3:08:09 PM

    Ottimo articolo molto chiaro e funziona (quasi) tutto.

    nel senso che per alcuni utenti tutto ok, per altri mi risponde che non sono autorizzato a creare il db di archivio!!!

  • #5 Rosario 11/25/2010 9:54:27 PM

    ciao

  • #6 Rosario 11/25/2010 8:55:39 PM

    Ciao nn riesco allacceso all mio email aziendale

  • #7 Mere 05/10/2010 6:14:00 PM

    Il problema è che il db in locale è stato creato con la ID del suddetto utente e quindi il DB è crittografato con quella ID... anche se hai cancellato l'utente immagino tu abbia in giro una copia della ID e eventualmente dovresti avere un modo per recuperare la password

  • #8 fabio 05/10/2010 1:20:10 PM

    ho un file .nsf (backup posta) di 2 anni da di 45mb. ora l'utente tornato da Parigi rivorrebbe accedere alle mail, ma ormai la sua utenza nn esiste +. Mi dice che nn ho i diritti per aprirlo in quanto protetto da password. E la cosa nn cambia se accedo a Lotus Notes come Admin...

    Suggerimenti???

  • #9 Mere 10/01/2009 7:08:19 PM

    FastStone Capture.... quando ho iniziato ad usarlo era Gratuito ;) ora è shareware

  • #10 Robilipa 09/30/2009 2:21:57 PM

    Non c'entra niente, ma che strumenti usi per fare questi documenti con questi screenshots fantastici.

  • #11 walter 06/26/2009 4:09:34 PM

    siete dei grandi

    Ho dovuto prendere spunto da diversi manuali prima di arrivare a capire qualche cosa.

    magari avessi trovato questo articolo prima.

  • #12 mere 04/27/2009 9:42:46 PM

    assolutamente si... (considera che nella mia azienda ho un Knowledge Base di 1GB, filgio di 10 anni ormai di esperienza sul campo foraggiato da me nel 97% di documenti) ma ci vuole una quantità di tempo incalcolabile... e come avete potuto vedere faccio fatica tra la vita e il lavoro (due cose imprescindibili)anche a scrivere articoli con focus molto più mirato

  • #13 Andrea 04/23/2009 8:55:28 PM

    SIETE MITICI! E' QUELLO CHE CERCAVO DA MESI MA CHE NON TROVAVO SPEGATO BENE SU NESSUN MANUALE!

    Grazie!!!

    Ma non avete mai pensato di pubblicare un libro su Lotus notes con i Vostri articoli in Italiano?

    Il miglio libro di lotus notes che sono riuscito a trovare in giro è stato su emaule, in inglese e fermo alla versione 6!!! (lasciamo perdere il manuale dell'Administrator...)

  • #14 Claudio 04/23/2009 12:26:35 PM

    @pmarchiori: Anche io ;) se me la mandavi la pubblicavo e evitavo di metterci 2 ore e più per scriverla ;)

  • #15 CarmeloP 04/23/2009 11:59:50 AM

    Grazie per aver preso spunto, dalla mia richiesta.

    Sei fenomenale

  • #16 Angelo 04/23/2009 11:36:04 AM

    Grazie mille un articolo veramente interessante.

  • #17 pmarchiori 04/23/2009 10:56:47 AM

    ti odio :)

    ho appena finito di fare la STESSA IDENTICA COSA (archiviazione su secondo server) e la guida sarebbe stata utilissima. Beh, una conferma. Fa comunque piacere. :)

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