Una Intranet aziendale che funziona con Lotus Notes, DB2 e 3,5 milioni di Documenti

Premessa: lavoro in ERGO Italia (http://www.ergoitalia.it)  , una società assicurativa del gruppo tedesco ERGO Versicherungruppe,attiva sia nel ramo vita che nel ramo danni.

Come potete immaginare le comunicazioni cartacee fra una assicurazioni ed i suoi clienti (sia in entrata che in uscita) sono numerose e generano un archivio non indifferente.
Inoltre le comunicazioni in entrata sono normalmente delle richieste di varia natura da parte dei clienti stessi che devono essere quindi prese in carico ed evase da qualcuno all'interno della compagnia in modo da dare una risposta al cliente stesso.

Da tutto cio' sono scaturite le 2 richieste che mi hanno fatto e cioe':

Richiesta 1:
"vorremmo passare allo scanner tutto l'archivio cartaceo aziendale in modo da archiviare i documenti in formato elettronico e poterli poi cercare ed estrarre.
Si tratta di qualche centinaio di migliaia di documenti,forse si supera il milione   (in realta' dopo 3 anni siamo a 3,8 milioni di documenti archiviati)

Richiesta 2:

"tutta la posta in entrata dovrebbe essere passata allo scanner, archiviata in formato elettronico ed inoltre ne deve nascere una notifica all'ufficio competente in modo che vengano innescate le lavorazioni necessarie"

Il concetto e' semplice e il tutto si divide in tre parti:

• L'acquisizione di nuovi doc. da archiviare che possono essere file pdf, jpg, doc ecc. e che possono provenire da diverse fonti : scanner, email , videate ecc.
• Poi serve ovviamente un sistema di ricerca e visualizzazione di questi documenti
• Ed infine una gestione di eventuali flussi di lavorazioni associati ai documenti acquisiti.

Questo significa che un nuovo documento in entrata sottintende una qualche attività da espletare e di questo devo tener traccia , smistandola magari all'ufficio competente.

Supponiamo una qualunque lettera che chiede informazioni: il sistema deve prenderla in carico, archiviarla in modo che sia facilmente ricercabile e segnalare a chi di dovere che è arrivata e bisogna fare qualcosa. Questa persona a sua volta deve prendersi in carico l'attività e poi chiuderla.

Il tutto, ovviamente, con Domino affiancato da Db2.

L'idea di base e' stata di utilizzare Db2 per l'archiviazione dei file con le immagini dei documenti mentre Notes e Domino mi servono per tutta la parte di gestione, ricerca e smistamento dei flussi .
Quindi tutto il codice che esegue queste operazioni e' Lotusscript (con uso intensivo di "*lsxlc" ) :

 i flussi di lavorazioni sono gestiti da applicazioni Notes native in quanto si tratta fondamentalmente di workflow personalizzati in base ai flussi lavorativi dell'azienda

la parte di acquisizione dei documenti varia a seconda della provenienza : i file provenienti da scansione seguono un ciclo diverso dai fax (e comunque anche il server fax gira sotto Domino)

la parte di interrogazione/consultazione dell'archivio documentale e fatta con interfaccia browser ma e' anch'essa generata e gestita da Lotusscript.

Il tutto ormai in produzione da tre anni circa con un totatle di 3,8 milioni circa di documenti archiviati