Archiviazione della Posta in Domino: Ecco come si Configura

Prendo spunto da un post nel Forum per rendere disponibile a tutti e spiegare come funziona questa Feature che "per la cronaca" MS Exchange non ha nativamente..... ;) (esiste solo l'archiviazione locale di Outlook).

Lotus Domino a partire dalla Release 6.x  ha introdotto una policy specifica per gestire l'archiviazione della posta mediante regole centrali. prima di vedere le diverse possibilità e scenari ci tengo a fare una precisazione di cosa si intende per archiviazione:

L'archiviazione è un processo che prevede lo spostamento fisico di una o più oggetti (mail, calendar,to do, etc..) dal database di posta del utente ad un'altro database con le stesse caratteristiche di gestione. Lo scopo di tale processo è di ridurre drasticamente il peso di dati sul database di posta degli utenti e sul server di produzione.

Il presente documento anche se Scritto sulla Release 8.5 è trasversale in tutte le release a partire dalla 6.x. Infatti non si fa riferimento ad ulteriori vantaggi che si potrebbero aggiungere alla funzione di archiviazione se per esempio sui database Archivi si abilitasse la funzione DAOS (R8,5 Only) che "deduplica" gli allegati in maniera trasversale su tutti i DB dove venisse abilitata tale funzionalità.

Ci tengo inoltre a precisare che l'archiviazione di domino non sostituisce soluzioni di archiviazione (prodotti che si integrano con domino) il cui scopo è in genere:
- Archiviare su altra piattaforma/tecnologia/ database
- Spostare i dati tra diversi Supporti: da Dischi ad alto costo (mail server Domino) a dischi a basso costo (NAS) a supporti di archiviazione (nastri, etc..)
- dare strumenti di ricerca più avanzata e funzionale rispetto a quella dei singoli db di domino
- creare e gestire politiche di retention dei dati archiviati
- Applicare regole di compliance
- etc..

Scenari possibili
Esistono diversi scenari di archiviazione che sono implementabili. tali scenari vengono scelti in genere in base alle esigenze degli utenti e/o Del IT qualora quest'ultimo sia autonomo ed in grado di imporre delle politiche ben precise.

• Archiviazione Locale
• Archiviazione Locale con replica su server
• Archiviazione su Server Mediante Policy

Archiviazione Locale
l'archiviazione locale può essere gestita ed implementata dal utente stesso senza richiedere supporto al IT dato che il database o i databases che verranno creati e le politiche di archiviazione sono liberamente gestite dal utente finale.

Procedura per la creazione di un archivio:
1.Dall'interno del database di posta andare sul menù Action - Archive - Settings
2. Modificare un profilo esistente "Archivio fino 2008" o creare un profilo nuovo. (non ci sono limiti al numero di profili che si possono creare, ed ogni profilo corrisponderà in genere ad un Database Archivio)
3. Abbiate cura di mettere il Flag su "Enable this criteria" per rendere utilizzabile il profilo di archiviazione
4. Definire il percorso fisico del archivio (C:\Lotus\Notes8\Data\Archivio\a_cmeregal.nsf) e il nome del Database archivio.


5. Andate su "Select Criteria" per definire un criterio di archiviazione. Attenzione solo a partire dalla R7.x dei client è presente il criterio "older than" che permette di archiviare mail in base alla data di Creazione/consegna nel vostro database. La voce "Not modified in more than" è l'unica presente sui client R 6.x che significa che archivia le mail non modificate prima di..... attenzione che per capire la differenza se io modifico una mail, o una mail è stata incollata nel database, anche se la mail ha una data di creazione/consegna di 1 anno fa, essa non verrà archiviata da una regola dove il "Not modified in more than" è impostato su 4 mesi (per esempio). Questo tipo di profilo di archiviazione usa come data della mail l'ultima modifica e di fatto il "averla incollata" ci porta in questa condizione.

6. Salvate il profilo di archiviazione e uscite e rientrate dal Database di posta.

7. A questo punto vi troverete una voce sotto la chiave Archive che rappresenta il profili/database di archiviazione. In realta è un elemento logico perchè il database non esiste ancora. Appena procederete con l'archiviazione di anche una sola mail, notes andrà a creare il database e quindi andrà a spostare la mail o le e-mail che aderiscono ai criteri impostati.


8. Per creare l'archivio e procedere alla archiviazione potete procedere sempre in due modi:
    - Archiviazione di una selezione di email: Selezionate la/le email e andate su Actions - Archive - Archive Selected Documents
       
La prima volta tale operazione impiegherà un po di tempo anche se archiviate una singola mail perchè deve essere creato il database archivio.
Successivamente andando sul Link "Archivio Fino 2008" aprirete il database del Archivio dove troverete le email archiviate come da leggere e posizionate nella stessa posizione logica sorgente....(cosa vuol dire???).. Significa che se Archiviate una mail (a prescindere se vi trovate sulla vista tutti i documenti, o nella cartella dove l'avete "organizzata", tale mail verrà posizionata nel archivio organizzata nella stessa maniera:

A questo punto è a libera scelta del utente eseguire archiviazioni Manuali di documenti selezionati (e quindi il cui criterio e puramente definito dall'utente) o eseguire il comando: Actions - Archive - "Archive Now" (apparirà una Finestra che vi chiederà di scegliere il profilo di archiviazione, nel nostro esempio "Archivio fino 2008") e dando l'OK verranno spostati tutti i documenti più vecchi di 4 Mesi.

Note Importanti:

• Il limite consigliato per il singolo Db è 64Gb ma se volete Masterizzare su DVD, tenete in considerazione la dimensione del Archivio
• Non è prevista una politica automatica di creazione di un nuovo archivio al raggiungimento di una dimensione specifica (questa possibilità potrebbe essere sviluppata via Codice ma non chiedetemi come)
• L'archivio è un database .NSF ed eredita il Design dal database sorgente da cui si archivia (condizione obbligatoria)
• è possibile archiviare documenti anche mediante il Drag & Drop ma cosi facendo si possono generare diverse anomalie che dipendono da diversi bug delle release client notes e/o template.

Archiviazione Locale con replica su server
Dato che l'archivio in locale è a rischio (la rottura del disco del pc, cancellazione del database, non c'è backup, etc..) è possibile replicare tale database su un server Domino, Ma se si vuole eseguire la replica su Domino server è necessario dare i diritti agli utenti di "Create New Replica" nella sezione security del server domino (cosa che sconsiglio caldamente). Piuttosto copiate (gli amministratori) il database via file system nella Dir Data di domino e poi forzate dal client degli utenti una replica con il server (la replica è permessa senza necessità di autorizzazioni speciali).

Archiviazione su Server mediante Policy
Il significato di questa tipologia è di permettere agli utenti di archiviare i dati su un server domino e di averli sempre a disposzione (sia da notes client che da WebMail).
Dato che tale procedura è innescata e gestita da una policy centrale in genere è ottimale per Imporre agli utenti una politica di archiviazione Aziendale. Ovviamente l'utent finale è sempre in grado di archiviare Manualmente mail che possono non rispecchiare la politica di archiviazione imposta.

Gli amministratori Domino devono:

1. Creare il Settings "Archiving" definendo le regole di archiviazione come da immagine di esempio. Nota bene: Dalla Release 7.x è possibile definire che il server di Archiviazione è un server Domino diverso dal Mail Server degli utenti. Questa è una condizione che ritengo sia strategica (*vedi rimando a fondo pagina)


2. Nel TAB "Select Criteria",  Compilare i campi in base alle propie esigenze. Nel esempio ho mantenuto il criterio di archiviare i documenti più vecchi di 360 giorni (si lo so... 365 giorni = 1 anno... ma ho fatto i primi Print Screen con 360 e per coerenza mi tocca andare avanti così;)).

3. Selezionare il criterio appena creato e salvare il Documento

4. Creare una Nuova Policy come da immagine e Selezionate in Archiving dalla lista il "Settings" creato precedentemente.


Salvate l'interno documento policy.

5. Dal client administrator Assegnate la policy agli utenti con selezione singola - multipla o a gruppi di utenti come da immgine

6. Eseguite la prima Archiviazione usando il comando da console:

Load compact -a mail\nomedb.nsf

potete anche eseguire il comando sulla intera cartella Mail e in automatico domino creerà gli archivi solo per gli utenti che hanno la policy di Archiviazione assegnata e ignorerà tutti gli altri database.

7. Una volta eseguit il compact -a in automatico apparirà nei database degli utenti il nuovo profilo di Archiviazione


ATTENZIONE: La prima archiviazione potrebbe richiedere parecchio tempo, il tutto è direttamente proporzionale a quanti documenti devono essere archiviati.

Compact -a = Archivia i documenti (copia) nel Archivio ed elimina i documenti archiviati dal database di posta ed infine compatta il DB di posta per ottemperare al recupero dello spazio disco immediatamente.
Compact -A =  Archivia i documenti (copia) nel Archivio ed elimina i documenti archiviati dal database di posta non esegue il recupero spazio (compattazione) del database di posta. Il compact può essere demandato ad attività schedulata in altro momento per ridurre i tempi di "off-line" del db di posta sorgente.



Considerazioni Finali
Una volta eseguita l'archiviazione è consigliato creare un programma in Domino per schedulare il "Compact -a" a piacimento per mantenere in automatico la gestione delle archiviazioni. Questo dipende dalla strategia IT nel "Imporre" agli utenti una politica Aziendale di archiviazione dei dati. Nulla toglie che dopo una archiviazione "Massiva" (che è obbligatoria almeno per la creazione del database archivio la prima volta) si lasci all'utente l'archiviazione manuale che si esegue nella stessa maniera con cui l'utente può archiviare in locale.

Ovviamente è possibile imporre la politica e non permettere agli utenti di cambiare e creare altre politiche di archiviazione personalizzate flegggando "Prohibit private archiving criteria". Attenzione però che se è vero che le policy di tipo Archive non sono ufficialmente supportate nella Webmail (iNotes) è pur vero (testato clinicamente) che in realtà le ho usate con successo (ma con un pò di sofferenza) a patto che non si attivi il Flag "Prohibit private archiving criteria". Anche nella R 8.5 se lo attivata accade che provando ad aprire dalla webmail l'archivio venga generato un URL Errato. Se invece lasciate Blank il "Prohibit private archiving criteria", allora anche da web riuscirete ad aprire l'archivio.



Archivio Via Webmail (iNotes Archive)

Se il database archivio si trova sullo stesso server domino della posta allora l'acccesso ad esse è determinato esclusivamente dal cliccare la voce del archivio come evidenziato nell'immagine e verrrà aperta un'altra pagina nel browser dove potrete consultare, ricercare e perchè no, rispondere alle e-mail direttamente dall'archivio.

Ma se l'archivio si trova su un'altro domino sever non dimenticate le implicazioni di pubblicazione di tale server via HTTP. Se accedo attraverso internet al mio domino sever (mail Server) ed esso è pubblicato come "mail.acme.it", il server del archivio dovrà essere pubblicato in internet con un URL valido (per esempio "Archivio.acme.it). Ovviamente questo può essere determinato dalla capacità di un Reverse proxuy di pubblicare entrambe i server Domino ed è necessario (buona e cosa giusta) creare un SSO tra il mail server e il server di archiviazione onde evitare che alla apertura del archivio vengano richieste nuovamente le credenziali (user e password) al utente.


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* Archiviazione su Altro Domino Server:
l'IT può "sacrificare un server poco performante (HW riciclato) dove pagando (ma quì dipende dal modello Licensing a disposizione della Azienda... per esempio: se ho licenze Messaging Express dove si pagano gli utenti e non i server/processori, posso installare un numero indefinito di server e questo mi permette concosti quasi nulli di implementare l'archiviazione su un Domino Server dedicato con una "pletura" di dischi a basso costo (anche una NAS) ma molto capienti.